提起文檔，大家都不陌生吧？
從開始使用電腦開始，這個工具就成了我們常用的辦公軟件之一，靠著它，我們寫作業(yè)，寫故事，寫論文，寫游記，寫方案，寫報告……
但是，你真的懂它嗎？以為它只是打打字，記記事，用用Ctrl C 和 Ctrl V就可以搞定一切，你就大錯特錯了。
我真實地見過：那些過了20歲，卻連文檔都用不好的人，失去了在職場前行的機(jī)會。
01
對不起
我們不要連文檔都做不好的實習(xí)生
中午吃飯期間，偶然聽見兩位同事在討論他們部門新來的兩位實習(xí)生：L和M。
“入職那天，我給他們分別發(fā)了兩份會議資料，要求整理出兩份針對項目的文件。
第二天下午下班前，我就收到了L的文檔。
她郵件給我發(fā)了電子版，又把打印好的紙質(zhì)版放在了我桌上。
我簡單看了一下，雖然條理性一般，但是排版清晰舒服，字體、行距和頁邊距的設(shè)置，都很符合閱讀的習(xí)慣；就連目錄、頁眉頁腳和批注，也都做得很漂亮。
M的文檔，一直到周五下午才發(fā)給我，而且只有一份電子版。
打開文檔后，我看到的是：文檔默認(rèn)的五號宋體字，手打的目錄，混亂的序號；從資料中復(fù)制粘貼的部分，也沒有統(tǒng)一字體和排版。
還沒有仔細(xì)看內(nèi)容，我就已經(jīng)想關(guān)掉了。
論內(nèi)容的質(zhì)量，兩個人并沒有太大的差別。
但是這兩份文檔，不僅體現(xiàn)了他們對基本辦公軟件的掌握程度，還從側(cè)面反映出，他們在工作中不同的效率和態(tài)度。兩周后，M被淘汰了。
也許你會覺得有些小題大做，可事實上，職場就是這樣殘酷又現(xiàn)實。
不提前掌握一些提高工作效率的干貨，你面對的可能就是領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)疑、同事的議論，甚至突如其來被“離開”的消息。
02
太多人對文檔有誤解
功能單一，用處不大
文檔作為WPS辦公系列中高頻使用的工具， 它可比我們想象中的強(qiáng)大很多：
文檔秒變演示，分好段的文檔，插入演示中，自動排版，不用浪費時間復(fù)制粘貼；
用文檔做邀請函，使用郵件合并功能，幾分鐘就能生成數(shù)百份；
用文檔做雜志級排版，只需要點4下鼠標(biāo)，目錄頁就自動生成......
▲ 用文檔自動生成目錄，嚴(yán)謹(jǐn)又美觀
不會這些功能，操作文檔對你來說就是體力活。而熟練使用各種功能，就能讓你的工作省心省力。
不僅如此，用好文檔，還能幫你捋清思路，培養(yǎng)你的邏輯思維能力。
樣式功能：讓文檔層次鮮明，不會因為改動細(xì)節(jié)，而整個亂套；
自動排序功能：文檔自動歸類，呈模塊化呈現(xiàn)，條理清晰；
導(dǎo)航窗格功能：自動呈現(xiàn)文檔目錄，再復(fù)雜的文章，也能讓你對它的結(jié)構(gòu)一目了然……
當(dāng)你養(yǎng)成高度利用各項功能的習(xí)慣，會發(fā)現(xiàn)，自己不僅工作效率提升了，還成為了一個思維嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清楚的人。
更重要的是，文檔作為高頻展示工作成果的工具，它就是你的職場名片。
作品即人品。用文檔做出的合同、標(biāo)書、工作總結(jié)等質(zhì)量的優(yōu)劣，都是你個人專業(yè)性、職業(yè)性的體現(xiàn)。
只有熟練掌握它的各項功能，才能保證好的視覺呈現(xiàn)效果，做到讓領(lǐng)導(dǎo)賞識，讓客戶滿意。
02
掌握一些簡單小技巧
助你準(zhǔn)時早下班
如果你還在抱怨工作太多，做不完還總加班，那么先送你幾個文檔技巧：
文檔中圖片無法完全顯示
有的時候的我們會遇到文檔中圖片無法完全顯示，自己在那拖來拖去弄了半天還是不行，這個時候不妨試試把行距改為1倍行距吧。
快速選中多個對象
如果需要將某些文本設(shè)置成相同的格式，我們不需要一個個的設(shè)置，只要選中多個文本然后一起設(shè)置就可以了。
[單擊開始——選擇——選擇格式相似的文本]
快速清除所有格式
那么當(dāng)我們不用這些格式的時候怎么辦呢？很簡單，只要選中文本，單擊開始——清除格式就可以了。
快速合并單元格
合并單元格這種沒有快捷鍵，一個個操作費時費力，這時候利用F4就合適不過啦。它既可以替代格式刷，也可以當(dāng)做復(fù)制粘貼，操作起來簡單又便利。
其實，文檔絕不像大家想得那么簡單，但很多人只有遇到問題時才急得不知道怎么辦。
如何才能快速掌握文檔，還有表格、演示或是更多辦公軟件呢？
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