提起文檔，大家都不陌生吧？
從開始使用電腦開始，這個(gè)工具就成了我們常用的辦公軟件之一，靠著它，我們寫作業(yè)，寫故事，寫論文，寫游記，寫方案，寫報(bào)告……
但是，你真的懂它嗎？以為它只是打打字，記記事，用用Ctrl C 和 Ctrl V就可以搞定一切，你就大錯(cuò)特錯(cuò)了。
我真實(shí)地見過：那些過了20歲，卻連文檔都用不好的人，失去了在職場(chǎng)前行的機(jī)會(huì)。
01
對(duì)不起
我們不要連文檔都做不好的實(shí)習(xí)生
中午吃飯期間，偶然聽見兩位同事在討論他們部門新來的兩位實(shí)習(xí)生：L和M。
“入職那天，我給他們分別發(fā)了兩份會(huì)議資料，要求整理出兩份針對(duì)項(xiàng)目的文件。
第二天下午下班前，我就收到了L的文檔。
她郵件給我發(fā)了電子版，又把打印好的紙質(zhì)版放在了我桌上。
我簡(jiǎn)單看了一下，雖然條理性一般，但是排版清晰舒服，字體、行距和頁(yè)邊距的設(shè)置，都很符合閱讀的習(xí)慣；就連目錄、頁(yè)眉頁(yè)腳和批注，也都做得很漂亮。
M的文檔，一直到周五下午才發(fā)給我，而且只有一份電子版。
打開文檔后，我看到的是：文檔默認(rèn)的五號(hào)宋體字，手打的目錄，混亂的序號(hào)；從資料中復(fù)制粘貼的部分，也沒有統(tǒng)一字體和排版。
還沒有仔細(xì)看內(nèi)容，我就已經(jīng)想關(guān)掉了。
論內(nèi)容的質(zhì)量，兩個(gè)人并沒有太大的差別。
但是這兩份文檔，不僅體現(xiàn)了他們對(duì)基本辦公軟件的掌握程度，還從側(cè)面反映出，他們?cè)诠ぷ髦胁煌?strong>效率和態(tài)度。兩周后，M被淘汰了。
也許你會(huì)覺得有些小題大做，可事實(shí)上，職場(chǎng)就是這樣殘酷又現(xiàn)實(shí)。
不提前掌握一些提高工作效率的干貨，你面對(duì)的可能就是領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)疑、同事的議論，甚至突如其來被“離開”的消息。
02
太多人對(duì)文檔有誤解
功能單一，用處不大
文檔作為WPS辦公系列中高頻使用的工具， 它可比我們想象中的強(qiáng)大很多：
文檔秒變演示，分好段的文檔，插入演示中，自動(dòng)排版，不用浪費(fèi)時(shí)間復(fù)制粘貼；
用文檔做邀請(qǐng)函，使用郵件合并功能，幾分鐘就能生成數(shù)百份；
用文檔做雜志級(jí)排版，只需要點(diǎn)4下鼠標(biāo)，目錄頁(yè)就自動(dòng)生成......
▲ 用文檔自動(dòng)生成目錄，嚴(yán)謹(jǐn)又美觀
不會(huì)這些功能，操作文檔對(duì)你來說就是體力活。而熟練使用各種功能，就能讓你的工作省心省力。
不僅如此，用好文檔，還能幫你捋清思路，培養(yǎng)你的邏輯思維能力。
樣式功能：讓文檔層次鮮明，不會(huì)因?yàn)楦膭?dòng)細(xì)節(jié)，而整個(gè)亂套；
自動(dòng)排序功能：文檔自動(dòng)歸類，呈模塊化呈現(xiàn)，條理清晰；
導(dǎo)航窗格功能：自動(dòng)呈現(xiàn)文檔目錄，再?gòu)?fù)雜的文章，也能讓你對(duì)它的結(jié)構(gòu)一目了然……
當(dāng)你養(yǎng)成高度利用各項(xiàng)功能的習(xí)慣，會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己不僅工作效率提升了，還成為了一個(gè)思維嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清楚的人。
更重要的是，文檔作為高頻展示工作成果的工具，它就是你的職場(chǎng)名片。
作品即人品。用文檔做出的合同、標(biāo)書、工作總結(jié)等質(zhì)量的優(yōu)劣，都是你個(gè)人專業(yè)性、職業(yè)性的體現(xiàn)。
只有熟練掌握它的各項(xiàng)功能，才能保證好的視覺呈現(xiàn)效果，做到讓領(lǐng)導(dǎo)賞識(shí)，讓客戶滿意。
02
掌握一些簡(jiǎn)單小技巧
助你準(zhǔn)時(shí)早下班
如果你還在抱怨工作太多，做不完還總加班，那么先送你幾個(gè)文檔技巧：
文檔中圖片無法完全顯示
有的時(shí)候的我們會(huì)遇到文檔中圖片無法完全顯示，自己在那拖來拖去弄了半天還是不行，這個(gè)時(shí)候不妨試試把行距改為1倍行距吧。
快速選中多個(gè)對(duì)象
如果需要將某些文本設(shè)置成相同的格式，我們不需要一個(gè)個(gè)的設(shè)置，只要選中多個(gè)文本然后一起設(shè)置就可以了。
[單擊開始——選擇——選擇格式相似的文本]
快速清除所有格式
那么當(dāng)我們不用這些格式的時(shí)候怎么辦呢？很簡(jiǎn)單，只要選中文本，單擊開始——清除格式就可以了。
快速合并單元格
合并單元格這種沒有快捷鍵，一個(gè)個(gè)操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)候利用F4就合適不過啦。它既可以替代格式刷，也可以當(dāng)做復(fù)制粘貼，操作起來簡(jiǎn)單又便利。
其實(shí)，文檔絕不像大家想得那么簡(jiǎn)單，但很多人只有遇到問題時(shí)才急得不知道怎么辦。
如何才能快速掌握文檔，還有表格、演示或是更多辦公軟件呢？
KOS認(rèn)證是由金山辦公推出的國(guó)內(nèi)首個(gè)“學(xué)、練、考、評(píng)”一體化辦公技能認(rèn)證。
可以根據(jù)職業(yè)需求或?qū)k公軟件的熟練程度選擇報(bào)考科目，學(xué)習(xí)科目?jī)?nèi)的課程后，通過考試即可獲取權(quán)威性證書。
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如果你對(duì)辦公軟件有一定的基礎(chǔ)，需要經(jīng)常處理大量數(shù)據(jù)、文檔的情況，那么WPS表格高級(jí)應(yīng)用、WPS文字高級(jí)應(yīng)用、WPS演示高級(jí)應(yīng)用可以幫助你提升辦公效率，減少加班機(jī)會(huì)。
拿下KOS證書，金山辦公官方為你認(rèn)證，無論是在簡(jiǎn)歷中，還是實(shí)際工作場(chǎng)合，都可以充分證明你確實(shí)精通熟練wps office軟件。
