華為云計(jì)算 云知識(shí) 超詳細(xì)活動(dòng)清單來(lái)了!如何籌辦一場(chǎng)大型會(huì)議直播活動(dòng)?
超詳細(xì)活動(dòng)清單來(lái)了!如何籌辦一場(chǎng)大型會(huì)議直播活動(dòng)?

本周,云速直播將會(huì)給大家?guī)?lái)一份大型會(huì)議活動(dòng)直播攻略,大家可以把它當(dāng)作一份活動(dòng)清單,用來(lái)對(duì)照。 本攻略為通用型直播攻略,適合規(guī)模較大的會(huì)議活動(dòng),比如大型峰會(huì)、發(fā)布會(huì)、員工大會(huì)、渠道招商大會(huì)等大型會(huì)議活動(dòng)。攻略篇幅較長(zhǎng),圍繞活動(dòng)舉辦的“前-中-后”環(huán)節(jié)進(jìn)行。

01

活動(dòng)前:設(shè)定活動(dòng)目標(biāo)及制定任務(wù)計(jì)劃

【時(shí)間:一般在活動(dòng)前的3-6 個(gè)月開(kāi)始進(jìn)行】

 

大型會(huì)議活動(dòng)直播,因?yàn)橐?guī)模大,涉及的團(tuán)隊(duì)、組織多,比較復(fù)雜,所以需要更長(zhǎng)的活動(dòng)準(zhǔn)備周期以及詳細(xì)的任務(wù)計(jì)劃,臨時(shí)抱佛腳只能讓會(huì)議手忙腳亂,亂七八糟。

 

一、活動(dòng)概覽

 

在活動(dòng)開(kāi)始前的3-6個(gè)月,我們需要設(shè)定活動(dòng)目標(biāo)及制定任務(wù)計(jì)劃。包含以下4個(gè)大方面內(nèi)容:

 

1.設(shè)定目標(biāo)

設(shè)定目標(biāo),方便進(jìn)行活動(dòng)效果評(píng)估。有些活動(dòng)主辦方對(duì)活動(dòng)目標(biāo)不重視,目標(biāo)稀里糊涂的,最后活動(dòng)要么辦得亂七八糟,要么就是沒(méi)有有效數(shù)據(jù)的積累,沒(méi)辦法進(jìn)行投入產(chǎn)出比的效果評(píng)估,結(jié)果只能是瞎忙一場(chǎng)。

 

除了方便活動(dòng)效果評(píng)估外,活動(dòng)目標(biāo)也決定了后續(xù)行動(dòng)的方向。在舉辦活動(dòng)前,我們需要不停地問(wèn)自己?jiǎn)栴}:活動(dòng)目標(biāo)是什么?我們想通過(guò)這次活動(dòng)完成什么?為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng)?我們能為觀看直播的觀眾提供什么價(jià)值?

 

為了科學(xué)管控目標(biāo),我們需要對(duì)目標(biāo)進(jìn)行定性以及量化KPI。目標(biāo)定性,包括:品牌知名度、活動(dòng)參與用戶滿意度等;量化KPI,包括: 二維碼 掃碼量、用戶注冊(cè)量、活動(dòng)參與者人數(shù)、合格銷售線索數(shù)量、渠道曝光覆蓋面等。

 

2.分析目標(biāo)受眾

明確目標(biāo)后,我們需要根據(jù)目標(biāo)來(lái)確定受眾情況,以便可以精準(zhǔn)地活動(dòng)邀約,以及為受眾配備合適的直播方式、互動(dòng)方式等。

 

包括:主要和次要觀眾的信息、角色、人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、需求、痛點(diǎn)、思維方式等其他信息。

 

3.確定預(yù)算

創(chuàng)建初步預(yù)算以確定邊界;隨著更多細(xì)節(jié)的確定,可以繼續(xù)更新和調(diào)整。

 

4.確認(rèn)利益相關(guān)者在目標(biāo)、受眾和預(yù)算方面的一致性

向關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)者或利益相關(guān)者進(jìn)行確認(rèn)。

 

 

二、具體步驟:

 

1.建立活動(dòng)團(tuán)隊(duì)

(1)考慮以下職能:

  •  

團(tuán)隊(duì)內(nèi)部以及與合作伙伴、贊助商、演講者、與會(huì)者的溝通和協(xié)調(diào)

  •  
  •  

社交媒體營(yíng)銷、新聞稿發(fā)布、合作伙伴營(yíng)銷

  •  
  •  

登陸頁(yè)面、活動(dòng)描述、電子郵件等的文案撰寫(xiě)

  •  
  •  

活動(dòng)策劃和設(shè)計(jì)

  •  
  •  

KPI跟進(jìn)的數(shù)據(jù)分析

  •  
  •  

為與會(huì)者和演講者提供直播技術(shù)支持

  •  
  •  


(2)確保多樣性:一個(gè)由來(lái)自不同背景、思維方式豐富的團(tuán)隊(duì),通??梢蕴岢鲂孪敕?,并幫助排查可能影響活動(dòng)成功的盲點(diǎn)
(3)如果需要,云速可以來(lái)提供直播平臺(tái)及現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行服務(wù)
(4)與相關(guān)團(tuán)隊(duì)定期召開(kāi)會(huì)議,以保持一致性和獲得進(jìn)展 2.選擇活動(dòng)主題進(jìn)行研究,確定哪些主題與受眾產(chǎn)生共鳴(例如,關(guān)鍵字搜索量、調(diào)查客戶、咨詢行業(yè)專家等) 3.確定活動(dòng)計(jì)劃和類型(1)內(nèi)部還是外部
(2)受眾規(guī)模(線下觀眾;線上觀眾)
(3)活動(dòng)類型(例如大型峰會(huì)、發(fā)布會(huì)、線上互動(dòng)會(huì)議直播、線上線下互動(dòng)直播、系列標(biāo)準(zhǔn)直播、銷售大會(huì)、展會(huì)、培訓(xùn)等)
(4)計(jì)劃包含的環(huán)節(jié)(例如,主題演講、遠(yuǎn)程連線、小組討論、演示、參觀等)確定每個(gè)人的線下進(jìn)行體驗(yàn);確定每個(gè)人的在線體驗(yàn)
(5)整體活動(dòng)和個(gè)別會(huì)議期間的互動(dòng)機(jī)會(huì)(對(duì)于線下與會(huì)者;對(duì)于在線與會(huì)者)比如某大型峰會(huì)同時(shí)進(jìn)行多個(gè)分會(huì)場(chǎng),在活動(dòng)觀看頁(yè)設(shè)置多個(gè)分會(huì)場(chǎng)的入口;邀請(qǐng)各分會(huì)場(chǎng)的參會(huì)人員在某特殊環(huán)節(jié)同步參與互動(dòng);直播間的彈幕在線下會(huì)議屏幕上墻,所有人都可以看到并參與互動(dòng) 4.找活動(dòng)合作伙伴和贊助商 5.構(gòu)思活動(dòng)標(biāo)題、亮點(diǎn)和描述 6.確定活動(dòng)日期、時(shí)間和長(zhǎng)度 7.與演講者、主持人和特邀嘉賓約定時(shí)間 8.確定票價(jià)和 定價(jià) 結(jié)構(gòu)(免費(fèi)、付費(fèi)、票務(wù)等級(jí))確定定價(jià)方式,包括線下和在線出席 9.決定線上活動(dòng)的直播形式(現(xiàn)場(chǎng)采集對(duì)外直播;拉取其他平臺(tái)的視頻流對(duì)外直播;預(yù)先錄制好視頻,到時(shí)候直播播出) 10.選擇實(shí)體場(chǎng)地場(chǎng)地設(shè)施、容納人數(shù)、設(shè)備支持、周邊交通等 11.選擇直播平臺(tái)(1)通過(guò)一些標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)去評(píng)估平臺(tái),包括:

  • 規(guī)模(平臺(tái)可以容納多少參會(huì)者;是否可以分成多個(gè)線上會(huì)場(chǎng);是否可以多嘉賓遠(yuǎn)程連線);
  • 直播畫(huà)面(是否可以多畫(huà)面分屏;是否支持視頻包裝、實(shí)時(shí)字幕等)
  • 觀看方式(是否可以全球觀看、內(nèi)網(wǎng)觀看等);
  • 觀看質(zhì)量(是否可以倍速觀看,多清晰度觀看);
  • 平臺(tái)的易用性(是否簡(jiǎn)單,用戶參與門(mén)檻是否低,是否可以多終端觀看);
  • 平臺(tái)的成本(是否整體性價(jià)比高);
  • 互動(dòng)功能(是否可以滿足活動(dòng)需求,例如紅包、聊天、投票、文檔等);
  • 注冊(cè)管理(是否支持觀看權(quán)限限制,身份驗(yàn)證);
  • 品牌選項(xiàng)(是否支持觀看頁(yè)等進(jìn)行品牌定制化);
  • 活動(dòng)分析(是否支持?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析,方便了解優(yōu)化活動(dòng));
  • 視頻制作(是否可以進(jìn)行視頻剪輯,快速截取直播精彩看點(diǎn));
  • 與現(xiàn)有工具的集成情況(是否可以和內(nèi)部系統(tǒng)對(duì)接等);
  • 安全保障(是否有相關(guān)機(jī)制及預(yù)案保障直播穩(wěn)定、安全)


(2)最晚在活動(dòng)前 1 個(gè)月實(shí)施(根據(jù)復(fù)雜度需要進(jìn)行時(shí)間調(diào)整) 12.確定活動(dòng)品牌展示例如logo、標(biāo)語(yǔ)、線下場(chǎng)地設(shè)計(jì)、線上直播環(huán)境視覺(jué)效果等

02

活動(dòng)前:為活動(dòng)中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)進(jìn)行前期準(zhǔn)備

【時(shí)間:活動(dòng)前1-3個(gè)月】

在活動(dòng)正式開(kāi)始前,我們需要做好活動(dòng)中各項(xiàng)環(huán)節(jié)的前期準(zhǔn)備工作,包括8個(gè)方面:

 

1.確定活動(dòng)順序

安排活動(dòng)具體時(shí)間(包括線下會(huì)議時(shí)間、直播時(shí)間)

 

2.通過(guò)線上活動(dòng)平臺(tái),創(chuàng)建活動(dòng)報(bào)名頁(yè)

登陸頁(yè)面和注冊(cè)頁(yè)面 

3.設(shè)置和自定義線上活動(dòng)環(huán)境(例如直播間、品牌等)

 

4.贊助商

(1)確定線下和線上活動(dòng)的贊助或參展商計(jì)劃

(2)為贊助商或參展商提供線下和在線的設(shè)置說(shuō)明(包括如何運(yùn)送材料的詳細(xì)說(shuō)明)

(4)為贊助商或參展商提供宣傳工具包,并要求他們?cè)诰€上面向客戶宣傳活動(dòng)

 

5.活動(dòng)技術(shù)

(1)現(xiàn)場(chǎng)音視頻

面向線下的觀眾、面向在線觀眾的直播

(2)線上活動(dòng)平臺(tái)app設(shè)置

(3)現(xiàn)場(chǎng)電力

(4)線下場(chǎng)地的互聯(lián)網(wǎng)連接

(5)線下技術(shù)(例如簽到、二維碼、活動(dòng)反饋等)

(6)新冠健康和安全檢查

 

6.宣傳

(1)制定面向觀眾的營(yíng)銷計(jì)劃

考慮電子郵件、社交媒體、付費(fèi)廣告、新聞稿、網(wǎng)紅營(yíng)銷、合作伙伴聯(lián)合營(yíng)銷等渠道

(2)通過(guò)CTA(召喚動(dòng)作)將觀眾吸引到活動(dòng)平臺(tái)或網(wǎng)站注冊(cè)

(3)包含新冠安全協(xié)議和信息在內(nèi)

(4)布置線下活動(dòng)場(chǎng)地

 7.內(nèi)容(1)為整個(gè)活動(dòng)參與者的用戶旅程創(chuàng)建內(nèi)容注重質(zhì)量和多樣性,而非數(shù)量(2)制作活動(dòng)內(nèi)容例如,預(yù)先錄制的視頻內(nèi)容、暖場(chǎng)片、幻燈片等(3)線下活動(dòng)內(nèi)容關(guān)鍵人的確定確定好活動(dòng)管理員、演講者、主持人(4)確定線下和在線技術(shù)團(tuán)隊(duì),以便進(jìn)行 故障排查  8.觀眾互動(dòng)與參與(1)創(chuàng)建用戶在線互動(dòng)參與觸點(diǎn)在活動(dòng)前、中和后,考慮使用視頻、調(diào)查、投票、聊天、問(wèn)答、游戲等互動(dòng)手段。(2)確定現(xiàn)場(chǎng)參與互動(dòng)環(huán)節(jié)(3)通過(guò)在線活動(dòng)平臺(tái),為參與者提供明確的參會(huì)說(shuō)明(4)實(shí)時(shí)監(jiān)控在線觀眾反饋、問(wèn)題和想法與演講者和主持人分享觀眾反饋,以便實(shí)時(shí)告知內(nèi)容

03

活動(dòng)期間的執(zhí)行:5大關(guān)注要點(diǎn)
做好前期策劃和準(zhǔn)備,那么接下來(lái)就是活動(dòng)期間的具體執(zhí)行了。有5個(gè)要點(diǎn)需要重點(diǎn)關(guān)注: 1.如何提高觀眾實(shí)時(shí)參與度在活動(dòng)當(dāng)天,鼓勵(lì)人們相互交流對(duì)促進(jìn)活動(dòng)至關(guān)重要。 (1)組建一個(gè)主持人團(tuán)隊(duì)主持人起到觀眾與活動(dòng)發(fā)言人、演講者的連接作用。可以通過(guò)主持人來(lái)鼓勵(lì)在線觀眾參與活動(dòng)(例如,通過(guò)聊天進(jìn)行提問(wèn)),并與演講者分享觀眾的問(wèn)題、想法和反饋。可以組建兩個(gè)審核團(tuán)隊(duì)針對(duì)不同的群體,一個(gè)針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的參與者,一個(gè)針對(duì)線上直播參與者。 主持人可以通過(guò)以下方式,促進(jìn)互動(dòng)、提高活動(dòng)的參與度:

  • 通過(guò)展示線下、線上活動(dòng)參與者的問(wèn)題,鼓勵(lì)演講者進(jìn)行解答:可以在演講者和活動(dòng)參與者之間建立雙向?qū)υ挘古c會(huì)者真正參與到活動(dòng)互動(dòng)中,而不只是一個(gè)旁觀者。
  • 通過(guò)實(shí)時(shí)視頻邀請(qǐng)線上參與者進(jìn)行提問(wèn):這是聊天的一個(gè)升級(jí)。通過(guò)視頻進(jìn)行面對(duì)面交流,使演講者有機(jī)會(huì)聽(tīng)到觀眾的語(yǔ)音語(yǔ)調(diào),便于演講者了解觀眾是否有理解他的回答。
  • 邀請(qǐng)線下活動(dòng)參與者提問(wèn):需要考慮通過(guò)活動(dòng)平臺(tái)向在線觀眾直播線下會(huì)場(chǎng)內(nèi)的提問(wèn)。這樣,便于線上與會(huì)者持續(xù)參與互動(dòng)。
  • 注意負(fù)面或不當(dāng)評(píng)論,并要阻止不恰當(dāng)行為擾亂線下活動(dòng):開(kāi)啟聊天審核,則觀眾發(fā)送的聊天內(nèi)容需審核后顯示。如果他們?cè)诹奶熘辛粝仑?fù)面反饋,主持人可以回復(fù)他們并嘗試解決問(wèn)題。
  • 傳達(dá)重要的消息,包括指令:線上團(tuán)隊(duì)中的主持人可以通過(guò)聊天或固定聊天消息進(jìn)行交流,這些消息會(huì)可以在直播間突出顯示。雖然線下參與者可以在線上平臺(tái)中看到這些消息更新,但還是應(yīng)該考慮在線下活動(dòng)中用標(biāo)牌或帶有指令性的幻燈片來(lái)傳達(dá)這些消息。


(2)與演講者、贊助商和合作伙伴溝通因?yàn)橹鞒秩嗽诨顒?dòng)期間可能很忙,所以需要?jiǎng)?chuàng)建線下和線上活動(dòng)溝通的團(tuán)隊(duì),來(lái)負(fù)責(zé)處理演講者、贊助商和合作伙伴之間的互動(dòng)。團(tuán)隊(duì)可以回答問(wèn)題,提醒活動(dòng)的進(jìn)度時(shí)間表,確保演講者、贊助商和合作伙伴獲得活動(dòng)相關(guān)信息及指導(dǎo)。 2.技術(shù)問(wèn)題管理及故障解決方案無(wú)論如何籌劃活動(dòng),技術(shù)問(wèn)題在線下活動(dòng)中仍然可能出現(xiàn)。所以需要有一個(gè)可以解決任何問(wèn)題的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)。 以下問(wèn)題,是技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)需要關(guān)注并可能需要解決的問(wèn)題:

  •  

活動(dòng)平臺(tái)出現(xiàn)故障和錯(cuò)誤(面向線上的團(tuán)隊(duì))

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演講者、與會(huì)者、贊助商在線上和線下造成的用戶錯(cuò)誤(兩個(gè)團(tuán)隊(duì))

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網(wǎng)絡(luò)連接和瀏覽器問(wèn)題(兩個(gè)團(tuán)隊(duì))

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網(wǎng)速慢和網(wǎng)絡(luò)滯后問(wèn)題(面向線上的團(tuán)隊(duì))

  •  

 3.將線下活動(dòng)數(shù)據(jù)數(shù)字化如前所述,混合活動(dòng)的一個(gè)巨大優(yōu)勢(shì)是,可以在一個(gè)地方收集所有的活動(dòng)數(shù)據(jù)。
為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),需要將線下活動(dòng)數(shù)據(jù)數(shù)字化,例如總出席人數(shù)、每個(gè)分會(huì)場(chǎng)/環(huán)節(jié)參與人數(shù)、展廳瀏覽人數(shù)、展位訪問(wèn)人數(shù)、評(píng)論人數(shù)。 4.郵件/短信/微信公眾號(hào)模板消息推送提醒參與為了增加線下和線上參與者的活動(dòng)出席率和參與度,可以在活動(dòng)期間發(fā)送參會(huì)提醒郵件,鼓勵(lì)大家加入活動(dòng)。尤其是為期多天的活動(dòng),這更加重要。
線上參與者每天都可能會(huì)離開(kāi),或者重新加入活動(dòng),或者感覺(jué)疲勞、事情繁忙等沒(méi)有繼續(xù)參加,參會(huì)提醒郵件可以鼓勵(lì)大家持續(xù)參與活動(dòng)。我們可以在活動(dòng)每天的開(kāi)始,提醒大家參加最新活動(dòng)。 5.在社交媒體上分享見(jiàn)解和更新動(dòng)態(tài)不要只依賴于郵件等信息推送。在活動(dòng)期間,社交媒體是更新活動(dòng)動(dòng)態(tài)的另一種好方法。我們可以在社交媒體平臺(tái)上,通過(guò)發(fā)布演講者見(jiàn)解、關(guān)鍵要點(diǎn)、提醒消息,鼓勵(lì)活動(dòng)參與者在社交媒體上參與互動(dòng),以此來(lái)提升活動(dòng)知名度。
比如可以把活動(dòng)信息發(fā)布在微博/微信公眾號(hào)/微信朋友圈上,每天結(jié)束時(shí),預(yù)告第二天的內(nèi)容,提醒已注冊(cè)人員參加活動(dòng)。我們可以反復(fù)強(qiáng)調(diào)活動(dòng)的價(jià)值,比如對(duì)外展示活動(dòng)嘉賓的分享金句、活動(dòng)特色互動(dòng)環(huán)節(jié)等。另外,我們也可以對(duì)外展示用戶的精彩評(píng)價(jià)(我們?cè)诨顒?dòng)參與中要設(shè)置好環(huán)節(jié),引導(dǎo)用戶評(píng)價(jià)),圖文、視頻等形式均可,這可以被當(dāng)作用戶證言,以此來(lái)提高品牌知名度。 

03

活動(dòng)后:放大活動(dòng)傳播價(jià)值及活動(dòng)跟進(jìn)

活動(dòng)后,我們需要關(guān)注活動(dòng)價(jià)值的二次放大,以及活動(dòng)數(shù)據(jù)分析和跟進(jìn),讓相關(guān)人員跟進(jìn)銷售線索等,從而真正實(shí)現(xiàn)活動(dòng)的價(jià)值。 1.直播內(nèi)容實(shí)現(xiàn)二次復(fù)用或營(yíng)銷獲客工具為了擴(kuò)大活動(dòng)的傳播價(jià)值和周期,我們可以將直播畫(huà)面實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)錄成視頻文件,進(jìn)行回放?;顒?dòng)組織者可以通過(guò)發(fā)送感謝郵件等方式,讓注冊(cè)的用戶通過(guò)回放觀看所有會(huì)議內(nèi)容,對(duì)于同時(shí)參加多個(gè)會(huì)議的用戶,通過(guò)回看可以不遺漏精彩內(nèi)容。
另外,活動(dòng)組織者還可以將內(nèi)容推送給注冊(cè)未登錄參與活動(dòng)的用戶,讓活動(dòng)實(shí)現(xiàn)更廣泛的傳播,或者作為內(nèi)容營(yíng)銷工具多次利用,實(shí)現(xiàn)獲客、用戶激活等。 2.在活動(dòng)平臺(tái)中查看數(shù)據(jù),進(jìn)行活動(dòng)分析及客戶跟進(jìn)(1)根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)和 KPI來(lái)衡量成功(例如,出席率、客戶滿意度、人口統(tǒng)計(jì)指標(biāo)、投資回報(bào)率等)(2)與營(yíng)銷和銷售團(tuán)隊(duì)共享客戶線索數(shù)據(jù)和對(duì)客戶需求的洞察,以便后續(xù)進(jìn)行跟進(jìn)(3)在活動(dòng)結(jié)束后,跟進(jìn)活動(dòng)參與者轉(zhuǎn)化為客戶的情況(4)進(jìn)行活動(dòng)后的調(diào)研問(wèn)卷,方便優(yōu)化活動(dòng) 3.跟進(jìn)演講者、贊助商和合作伙伴例如感謝信、音視頻、共享數(shù)據(jù)等

現(xiàn)在,越來(lái)越多的活動(dòng)將是混合的,既有線下活動(dòng)部分,也有通過(guò)直播等方式實(shí)現(xiàn)的線上虛擬活動(dòng)部分。
我們正在通過(guò)采用在線體驗(yàn)的元素,來(lái)創(chuàng)造全新的、身臨其境的活動(dòng)方式,讓更多人可以聚和在一起,實(shí)現(xiàn)更大范圍的活動(dòng)規(guī)模、影響力,以及活動(dòng)參與度。
希望以上的活動(dòng)攻略,可以給到大家參考借鑒。如果有更多想知道的,歡迎和云速直播深入探討。