無紙化辦公是指消除或大大減少工作環(huán)境中使用的紙張的概念，這是通過將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式來實現(xiàn)的。隨著人們對環(huán)保意識的增強(qiáng)和企業(yè)效率低下的問題，許多公司已經(jīng)開始實施無紙化辦公，因為無紙化辦公不僅對環(huán)境友好，而且有助于提高辦公效率和生產(chǎn)力，同時還節(jié)省了資金并簡化了工作。由于數(shù)字文檔可以在團(tuán)隊之間輕松共享，因此該過程更加輕松便捷。實施無紙化辦公的好處體現(xiàn)在以下六個方面：
1.強(qiáng)大的靈活性
通過使用無紙化辦公軟件，企業(yè)部門可以將工作連接在一起，并在流程中同時處理多個鏈接中的任務(wù)。這樣，不僅可以大大減少重復(fù)工作，而且還可以方便領(lǐng)導(dǎo)者在每個鏈接中進(jìn)行審核，批準(zhǔn)，詢問，簽名等。
2.降低公司辦公成本
因為公司的所有流程批準(zhǔn)（例如請假，業(yè)務(wù)和休假）都以電子方式上傳以供批準(zhǔn)，從而大大減少了紙質(zhì)文件。這樣，不僅可以提高審批效率，而且可以節(jié)省紙質(zhì)辦公費用。同時，它減少了發(fā)送紙質(zhì)文件所需的差旅費，通訊費和人力，有效地提高了辦公效率并節(jié)省了大量相關(guān)的辦公費用。
3.合作的權(quán)利和責(zé)任可以追溯
過去大多數(shù)的協(xié)作工作都是通過電話或文件傳輸與合作來進(jìn)行的，因此容易產(chǎn)生未記錄的交流和相互借口。在無紙化辦公中，所有協(xié)作工作都通過系統(tǒng)統(tǒng)一分配。相關(guān)人員不僅可以接收提醒，還可以恢復(fù)系統(tǒng)上操作的每個步驟，以防止權(quán)力和職責(zé)以及模棱兩可的模棱兩可。
4.提高員工工作效率
許多原本是復(fù)雜且多余的任務(wù)，現(xiàn)在都使用無紙化辦公室在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建通信和幫助平臺，并使用Internet技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)信息共享和協(xié)作辦公室。所有員工都只需要在PC或手機(jī)端解決。不僅可以提高員工的工作效率，而且可以減輕員工的工作負(fù)擔(dān)。
5.實現(xiàn)智能搜索
過去，大多數(shù)企業(yè)文檔管理都存儲在紙上，這不僅難以存儲和搜索，而且占用了大量空間。使用無紙化辦公室，所有文檔都以電子形式存儲，具有較大的存儲空間和較小的占地面積。同時，還可以通過關(guān)鍵詞進(jìn)行智能搜索和搜索，大大提高了工作效率。
6.公告要及時傳達(dá)
企業(yè)公告、通知等均實現(xiàn)系統(tǒng)電子通知，并通過設(shè)置提醒所有員工。這樣，不僅浪費紙張，而且不受地區(qū)限制。無論公司成員在哪里，他們都可以通過登錄系統(tǒng)后端隨時隨地查看公告，以確保每個人都不會錯過公告。
