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選自泛微移動(dòng)辦公系統(tǒng)博文
南京先進(jìn)激光技術(shù)研究院(以下簡(jiǎn)稱“南京研究院”)由中國(guó)科學(xué)院上海光學(xué)精密機(jī)械研究所與南京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)管委會(huì)雙方共建。
以“科技創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)報(bào)國(guó)”為己任，堅(jiān)持為產(chǎn)業(yè)提供技術(shù)支撐的總體功能地位，采用企業(yè)化運(yùn)營(yíng)的科研院所運(yùn)作新模式，以產(chǎn)業(yè)技術(shù)研發(fā)，技術(shù)轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化，技術(shù)服務(wù)和中小型科技企業(yè)孵化“四位一體”為主要任務(wù)。
隨著南京研究院的不斷發(fā)展，對(duì)管理和業(yè)務(wù)的數(shù)字化水平要求也在不斷提高。原先，南京研究院的OA系統(tǒng)與供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)維護(hù)困難、數(shù)據(jù)偏差、審批困難等問(wèn)題。
因此南京研究院要求實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全面整合、系統(tǒng)持續(xù)演進(jìn)、全面移動(dòng)辦公的一體化數(shù)字化辦公平臺(tái)。
此次，南京研究院攜手泛微OA，通過(guò)搭建審批工作流程和低代碼構(gòu)建平臺(tái)，為供應(yīng)鏈提供一體化的管理平臺(tái)；以一體化平臺(tái)為窗口，將繁瑣的銷售業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、庫(kù)存業(yè)務(wù)以及與之相關(guān)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)以流程化、模塊化的方式直觀展現(xiàn)；進(jìn)一步整合資源，推動(dòng)研究院信息一體化發(fā)展。
（供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)整合）
南京研究院供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)整合項(xiàng)目亮點(diǎn)
一、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)管理
1、存貨卡片
作為供應(yīng)鏈的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，存貨卡片是業(yè)務(wù)開始的基礎(chǔ)，是各類單據(jù)的必要組成部分。小到螺絲、貼片等零部件，大到產(chǎn)成品，成品激光器，均依托存貨卡片表達(dá)。
泛微將各類存貨進(jìn)行編碼、分類、分級(jí)，形成“電子名片”，有關(guān)人員能夠快速在臺(tái)賬中搜索到相關(guān)信息。
（存貨卡片）
2、倉(cāng)庫(kù)
倉(cāng)庫(kù)，是各類存貨卡片（物料）的存放容器。泛微結(jié)合研究院特有的性質(zhì)（研發(fā)類企業(yè)），將倉(cāng)庫(kù)以各研發(fā)中心為最小維度進(jìn)行分類。
（倉(cāng)庫(kù)）
①物料庫(kù)
采購(gòu)入庫(kù)流程審批通過(guò)后，分批次將采購(gòu)訂單中的各類物料存入物料庫(kù)中。
②在研在產(chǎn)庫(kù)
研發(fā)生產(chǎn)領(lǐng)料流程歸檔后，物料自動(dòng)進(jìn)入研發(fā)平臺(tái)。
③二次庫(kù)
研發(fā)過(guò)程中必然會(huì)存在物料的損耗、報(bào)廢等情況。二次庫(kù)能夠方便記錄消耗的物料，在研庫(kù)的物料由研發(fā)材料消耗出庫(kù)環(huán)節(jié)進(jìn)入二次庫(kù)。
同時(shí)，借助二次庫(kù)中消耗的單據(jù)，方便財(cái)務(wù)人員對(duì)庫(kù)存損耗進(jìn)行盤點(diǎn)。
④半成品庫(kù)
選中在研庫(kù)的多個(gè)物料，組成半成品，通過(guò)半成品入庫(kù)流程進(jìn)入半成品庫(kù)。
⑤成品樣機(jī)庫(kù)
作為最終的成品入庫(kù)，多由多個(gè)半成品組合而來(lái)，通過(guò)成品樣機(jī)入庫(kù)流程形成。
3、物料流動(dòng)圖
借助物料的流動(dòng)圖，可以直觀地的展示出物料從采購(gòu)入庫(kù)到研發(fā)成產(chǎn)成品的全過(guò)程。泛微以供應(yīng)鏈核心邏輯為原則，為南京研究院搭建了合理化、規(guī)范化的流程。
（物料流動(dòng)圖）
二、數(shù)字化銷售管理
泛微協(xié)助南京研究院以銷售訂單為核心，同時(shí)實(shí)現(xiàn)圍繞單據(jù)進(jìn)行的變更、終止，相關(guān)協(xié)議的嵌入，以及實(shí)際產(chǎn)生銷售合同后進(jìn)行的發(fā)票管控。
（銷售訂單）
并且整合銷售過(guò)程中數(shù)據(jù)，形成銷售訂單匯總報(bào)表，整合了銷售訂單、到款確認(rèn)、開票申請(qǐng)等三塊主流業(yè)務(wù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)。
三、數(shù)字化采購(gòu)管理
前期銷售工作完備后，進(jìn)入下游業(yè)務(wù)-采購(gòu)環(huán)節(jié)，研發(fā)人員告知采購(gòu)員需采購(gòu)的物料，以支撐后續(xù)研發(fā)工作。
整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)包括供應(yīng)商的審核、采購(gòu)訂單全過(guò)程管理到最終的入庫(kù)審核。
1、采購(gòu)訂單
采購(gòu)訂單環(huán)節(jié)形成供應(yīng)鏈單據(jù)的初形態(tài)，作為后續(xù)入庫(kù)、領(lǐng)料單據(jù)的基本依據(jù)之一。結(jié)合先前的存貨信息，將物料信息第一次以業(yè)務(wù)形式（單據(jù)）進(jìn)入整個(gè)供應(yīng)鏈體系之中。
并且關(guān)聯(lián)了采購(gòu)申請(qǐng)，支持多訂單關(guān)聯(lián)，多項(xiàng)目關(guān)聯(lián)。
（采購(gòu)訂單）
2、采購(gòu)清單的分項(xiàng)目整合
在實(shí)際業(yè)務(wù)中，不免存在一次采購(gòu)訂單關(guān)聯(lián)多條采購(gòu)申請(qǐng)的情況，一條采購(gòu)申請(qǐng)也存在多個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)需求。
如此情況，各項(xiàng)目中的物料明細(xì)冗雜（特別是金額信息），為了方便審批人審批，以及后臺(tái)的庫(kù)存邏輯梳理，泛微協(xié)助南京研究院在同一訂單中，針對(duì)不同項(xiàng)目，定制開發(fā)分項(xiàng)目整合功能。
3、采購(gòu)報(bào)表
泛微為南京研究院搭建了多維度的采購(gòu)報(bào)表，能夠同時(shí)支持時(shí)間、項(xiàng)目、訂單多維度查詢。
包括采購(gòu)訂單執(zhí)行報(bào)表，結(jié)合采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)、發(fā)票核銷、退庫(kù)單、付款申請(qǐng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
此外，涉及資產(chǎn)類的數(shù)據(jù)也融合其中；采購(gòu)訂單執(zhí)行報(bào)表（分項(xiàng)目處理）的實(shí)現(xiàn)，能夠方便財(cái)務(wù)分項(xiàng)目核算成本。
（采購(gòu)報(bào)表）
4、采購(gòu)入庫(kù)
采購(gòu)入庫(kù)是采購(gòu)環(huán)節(jié)的最后一步，物料開始正式進(jìn)入庫(kù)存中。為了減少工作人員操作，泛微通過(guò)定制開發(fā)，以點(diǎn)選的方式勾選明細(xì)表單，輸入具體的入庫(kù)數(shù)量即可完成實(shí)際入庫(kù)操作。
（采購(gòu)入庫(kù)）
四、數(shù)字化庫(kù)存管理
1、研發(fā)生產(chǎn)領(lǐng)料
存貨按照采購(gòu)入庫(kù)單“先進(jìn)先出”，減少單據(jù)貨品冗余的情況。
成本方面，則通過(guò)定制開發(fā)固定邏輯，按照實(shí)際領(lǐng)用單據(jù)的金額統(tǒng)一計(jì)算，若涉及多單據(jù)業(yè)務(wù)的，以具體各單據(jù)即時(shí)稅額合計(jì)。
（領(lǐng)料單）
2、半成品入庫(kù)
不同于之前的貨品消耗途徑，庫(kù)存消耗由單一變?yōu)槎嘣?。在?shí)際業(yè)務(wù)中，組成半成品的情況十分復(fù)雜，可以是一般物料，也可以是普通半成品，甚至是完成品。
結(jié)合南京研究院實(shí)際情況，泛微通過(guò)結(jié)合物料庫(kù)、半成品庫(kù)及成品庫(kù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)多維度組合入庫(kù)。其中金額相關(guān)的，以實(shí)際組合消耗的（明細(xì)數(shù)據(jù)）價(jià)稅金額為依據(jù)。
（半成品入庫(kù)單）
3、成品/樣機(jī)入庫(kù)出庫(kù)
成品樣機(jī)入庫(kù)也是通過(guò)組合入庫(kù)的方式。
作為樣機(jī)研發(fā)的最后一步，出庫(kù)一般只需檢測(cè)一道工序，且可多個(gè)成品同時(shí)入庫(kù)。
4、庫(kù)存報(bào)表
通過(guò)四大類報(bào)表，包括庫(kù)存明細(xì)表、庫(kù)存匯總表、庫(kù)存變動(dòng)表、收發(fā)存表等，結(jié)合各流程列表，供庫(kù)管進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)核對(duì)。
（庫(kù)存報(bào)表）
5、反向流程
所謂紅字即反向流程，在供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)中，存在撤回的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，需要通過(guò)特定的反向流程進(jìn)行反向操作。
泛微協(xié)助南京研究院，通過(guò)關(guān)聯(lián)原正向流程表單和正向流程賦值兩種方式實(shí)現(xiàn)撤回業(yè)務(wù)規(guī)范化。
①關(guān)聯(lián)正向表單型紅字-研發(fā)生產(chǎn)領(lǐng)料（紅字）
通過(guò)原表單，帶出領(lǐng)料信息，勾選退貨明細(xì)及數(shù)量，報(bào)表中也會(huì)以負(fù)數(shù)形式體現(xiàn)。
（反向流程）
②正向流程負(fù)值計(jì)算型-成品樣機(jī)入庫(kù)（紅字）
通過(guò)正向流程，若需調(diào)整庫(kù)存數(shù)據(jù)，在明細(xì)中輸入負(fù)的“領(lǐng)用數(shù)量”，即可對(duì)庫(kù)存進(jìn)行扣減。
五、數(shù)字化財(cái)務(wù)管理
不同于一般生產(chǎn)型企業(yè)，研究院在研發(fā)過(guò)程中，所使用、消耗、報(bào)廢、售出的物料，均需通過(guò)嚴(yán)格的國(guó)家財(cái)務(wù)審計(jì)管控，故結(jié)合庫(kù)存管理，形成特色的財(cái)務(wù)臺(tái)賬。
各類臺(tái)賬分管金額明確，可由總賬會(huì)計(jì)結(jié)合收發(fā)存表統(tǒng)一核對(duì)；所有財(cái)務(wù)臺(tái)賬動(dòng)態(tài)流動(dòng)，均可通過(guò)資金流報(bào)表匯總展現(xiàn)。
資金流報(bào)表以具體業(yè)務(wù)流程和臺(tái)賬為數(shù)據(jù)支撐，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)融合，涵蓋政府財(cái)政收入、銷售回款、業(yè)務(wù)往來(lái)、材料采購(gòu)、人員支出、日常費(fèi)用支出、資產(chǎn)購(gòu)置多維度金融整合。
總結(jié)
該項(xiàng)目上線以來(lái)，南京研究院用戶使用活躍：各中心內(nèi)勤、庫(kù)管使用頻繁，OA結(jié)合供應(yīng)鏈已成為其工作的主要依托；流程高效審批：流程使用平穩(wěn)，供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)使用頻率高；核心報(bào)表內(nèi)容充實(shí)，查詢快捷，數(shù)據(jù)可靠準(zhǔn)確。
通過(guò)一體化的辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)銷售、采購(gòu)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)信息統(tǒng)一展現(xiàn)：
●流程規(guī)范化：有效地推行了研究院本部和下屬企業(yè)、各部門的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)管理和執(zhí)行；
●資源一體化：助力研究院實(shí)現(xiàn)信息建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一平臺(tái)，統(tǒng)一 數(shù)據(jù)庫(kù) 和統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)；
●管理精細(xì)化：研究院能夠利用信息化工具保障管理水平的提升，助力驅(qū)動(dòng)組織管理改革；
●決策科學(xué)化：利用高質(zhì)量實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、預(yù)測(cè)趨勢(shì)，為經(jīng)營(yíng)決策提供有力支持；
● 數(shù)據(jù)集 中化：推動(dòng)資源數(shù)據(jù)共享，降低成本和管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成和信息協(xié)同效應(yīng)；
●服務(wù)專業(yè)化：助力研究院建立相對(duì)專業(yè)供應(yīng)鏈管理體系，關(guān)注核心領(lǐng)域，拓展研發(fā)優(yōu)勢(shì)。
