年底來了，很多小伙伴開始用表格匯總這一年的數(shù)據(jù)。但不知道大家是否遇到過被領(lǐng)導(dǎo)帶質(zhì)疑地反問：

• 這個(gè)表格是要看什么？
• 它的重點(diǎn)是哪里？
• 這些數(shù)據(jù)看出什么趨勢？

面對這樣的疑問，你是不是不知所措？別急，老師給大家講講年終數(shù)據(jù)的技巧。

注：本文技巧適用于WPS Windows最新個(gè)人版

01

「匯總排序」必不可少

如果年底匯總數(shù)據(jù)十分零散，那肯定是達(dá)不到及格線的。

匯總第一步便是求和。實(shí)現(xiàn)方法很簡單，只需給表格增加一個(gè)匯總行，選定區(qū)域數(shù)據(jù)，按下快捷鍵Alt+=即可快速求和。

求和完畢后，還需要對結(jié)果進(jìn)行排序。以下方表格為例，排序完成后，領(lǐng)導(dǎo)同事們便能一看就清楚今年哪家門店表現(xiàn)最好or最差。

  

02

可視化，讓數(shù)據(jù)更易讀

做完求和、排序后，數(shù)據(jù)雖然能看出結(jié)論，但純文本的表達(dá)還是存在提升的空間。

因?yàn)樾畔⒌墨@取質(zhì)量很大程度上依賴于其表達(dá)方式，所以我們還需要借助圖形化的手段，更清晰有效地傳達(dá)與溝通。

01：迷你圖

在新版的WPS中，已支持迷你圖。

使用前需要先給表格增加一個(gè)迷你圖行，然后點(diǎn)擊選項(xiàng)卡「插入」，按需選擇迷你圖展示的圖表樣式，如折線、柱形等。

接著選定數(shù)據(jù)范圍、位置范圍即可輕松搞定。

完成之后，也可以點(diǎn)擊上方選項(xiàng)卡面板的功能選項(xiàng)，對迷你圖進(jìn)行設(shè)定。舉個(gè)例子，勾選「高點(diǎn)」后，便可顯示直觀地看到趨勢：

02：條件格式

除了迷你圖之外，還可以使用常見但卻容易被大家忽視的「條件格式」功能。它可以幫你把數(shù)字快速生成可視化的圖形。

比如下圖的「合計(jì)圖表」列：

使用方法也很簡單，選中數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊選項(xiàng)卡的「開始」——「條件格式」即可。你也可以按照你的需求，對可視圖表進(jìn)行設(shè)定。

03

WPS云同步，也能幫上忙

做完以上這些后，可能數(shù)據(jù)會存在問題，需要多方再次進(jìn)行修訂。這時(shí)候可別再用微信來回反復(fù)發(fā)送啦，WPS的協(xié)作功能來了解下。

只需在表格文檔界面點(diǎn)擊右上角的協(xié)作即可選擇進(jìn)入多人編輯模式。

然后在點(diǎn)擊右上角的分享,將鏈接分享給同事，點(diǎn)擊進(jìn)來即可多人在線協(xié)作，文檔改動實(shí)時(shí)保存。

擔(dān)心數(shù)據(jù)被惡意或不小心篡改？別擔(dān)心，點(diǎn)擊選項(xiàng)卡的「視圖」便可以對區(qū)域進(jìn)行權(quán)限設(shè)定。

04

切片器的使用

整理完所有數(shù)據(jù)，總算遞交給領(lǐng)導(dǎo)了。

但他也許會向你提出新的調(diào)整，以下圖為例，比如說領(lǐng)導(dǎo)只想看門店「三店」的數(shù)據(jù)，該怎么單獨(dú)展示展示呢？

切片器功能用起來！

首先框選數(shù)據(jù)范圍，快捷鍵Ctrl+T快速創(chuàng)建智能表格：

接著在選項(xiàng)卡「表格工具」點(diǎn)擊「插入切片器」，勾選門店即可。

做完以上操作后，除了領(lǐng)導(dǎo)要求的門店「三店」單獨(dú)展示，其它門店也可以輕松查看：