年底來了，很多小伙伴開始用表格匯總這一年的數(shù)據(jù)。但不知道大家是否遇到過被領導帶質疑地反問：

• 這個表格是要看什么？
• 它的重點是哪里？
• 這些數(shù)據(jù)看出什么趨勢？

面對這樣的疑問，你是不是不知所措？別急，老師給大家講講年終數(shù)據(jù)的技巧。

注：本文技巧適用于WPS Windows最新個人版

01

「匯總排序」必不可少

如果年底匯總數(shù)據(jù)十分零散，那肯定是達不到及格線的。

匯總第一步便是求和。實現(xiàn)方法很簡單，只需給表格增加一個匯總行，選定區(qū)域數(shù)據(jù)，按下快捷鍵Alt+=即可快速求和。

求和完畢后，還需要對結果進行排序。以下方表格為例，排序完成后，領導同事們便能一看就清楚今年哪家門店表現(xiàn)最好or最差。

  

02

可視化，讓數(shù)據(jù)更易讀

做完求和、排序后，數(shù)據(jù)雖然能看出結論，但純文本的表達還是存在提升的空間。

因為信息的獲取質量很大程度上依賴于其表達方式，所以我們還需要借助圖形化的手段，更清晰有效地傳達與溝通。

01：迷你圖

在新版的WPS中，已支持迷你圖。

使用前需要先給表格增加一個迷你圖行，然后點擊選項卡「插入」，按需選擇迷你圖展示的圖表樣式，如折線、柱形等。

接著選定數(shù)據(jù)范圍、位置范圍即可輕松搞定。

完成之后，也可以點擊上方選項卡面板的功能選項，對迷你圖進行設定。舉個例子，勾選「高點」后，便可顯示直觀地看到趨勢：

02：條件格式

除了迷你圖之外，還可以使用常見但卻容易被大家忽視的「條件格式」功能。它可以幫你把數(shù)字快速生成可視化的圖形。

比如下圖的「合計圖表」列：

使用方法也很簡單，選中數(shù)據(jù)后，點擊選項卡的「開始」——「條件格式」即可。你也可以按照你的需求，對可視圖表進行設定。

03

WPS云同步，也能幫上忙

做完以上這些后，可能數(shù)據(jù)會存在問題，需要多方再次進行修訂。這時候可別再用微信來回反復發(fā)送啦，WPS的協(xié)作功能來了解下。

只需在表格文檔界面點擊右上角的協(xié)作即可選擇進入多人編輯模式。

然后在點擊右上角的分享,將鏈接分享給同事，點擊進來即可多人在線協(xié)作，文檔改動實時保存。

擔心數(shù)據(jù)被惡意或不小心篡改？別擔心，點擊選項卡的「視圖」便可以對區(qū)域進行權限設定。

04

切片器的使用

整理完所有數(shù)據(jù)，總算遞交給領導了。

但他也許會向你提出新的調整，以下圖為例，比如說領導只想看門店「三店」的數(shù)據(jù)，該怎么單獨展示展示呢？

切片器功能用起來！

首先框選數(shù)據(jù)范圍，快捷鍵Ctrl+T快速創(chuàng)建智能表格：

接著在選項卡「表格工具」點擊「插入切片器」，勾選門店即可。

做完以上操作后，除了領導要求的門店「三店」單獨展示，其它門店也可以輕松查看：