華為云計算云知識用了這些，「文檔泄密，數(shù)據(jù)被亂改」再也不怕了！

用了這些，「文檔泄密，數(shù)據(jù)被亂改」再也不怕了！

時間: 2022-11-21 10:48:32

協(xié)同辦公文檔協(xié)同管理文檔存儲管理數(shù)字化辦公

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最近大家逐漸了解金山文檔可以多人同時協(xié)作編輯的特點后，在后臺提了大量問題。

“我的文檔分享出去的鏈接被陌生人打開了怎么辦，嗚嗚嗚，好害怕泄露隱私“

”我是一名老師，最近疫情期間每天在家長群統(tǒng)計信息，但是有些家長不太會用總是修改別人的信息，怎么處理？“

”為什么我昨天還能打開的文檔，今天打開就顯示已過期，怎么解決？“

hold on，hold on，大家的問題我們統(tǒng)統(tǒng)收到，其實這些問題都特別好解決3分鐘！只要不到3分鐘，學(xué)會這幾招小技巧，讓你安安心心使用文檔。

01

如何分享鏈接共同編輯文檔

先給大家普及一個知識點，金山文檔跟微信里的”群接龍“不同，并不需要反復(fù)在群里轉(zhuǎn)發(fā)。講真，每次看到大家在金山文檔編輯完后不停的往群里轉(zhuǎn)發(fā)，我的內(nèi)心是奔潰的，有種握著手機卻非要去找公共電話亭打電話的既視感。

其實金山文檔非常方便，以電腦金山文檔網(wǎng)頁版舉例（手機金山文檔app，小程序同理），文檔右上角有”分享“按鈕，點擊后復(fù)制鏈接，發(fā)給微信或者QQ的好友讓對方進來編輯就可以了。

金山文檔PC版網(wǎng)址（kdocs.cn)

手機金山文檔小程序

02

文檔安全的權(quán)限設(shè)置

回到最開始那幾個擔心文檔隱私和安全的疑問，其實這些問題在分享文檔時就可以提前解決。

還是以金山文檔電腦網(wǎng)頁版舉例（手機版同理），在我們分享文檔時可以看到3種權(quán)限設(shè)置：

1）任何人可查看

2）任何人可編輯

3）僅指定人可查看/編輯

這些權(quán)限非常好理解，對應(yīng)不同的需求設(shè)置即可。

舉例，如果這個文檔是為了傳播更多人預(yù)覽看到，那么直接設(shè)置任何人可查看。

如果是幾個人互相熟知經(jīng)常協(xié)作的小團隊，人數(shù)少可信任，那么設(shè)置任何人可編輯。

比較私密的文件擔心文檔安全怕被陌生人改動，就設(shè)置指定人可查看/編輯即可，可從通訊錄選擇添加指定人。

玩轉(zhuǎn)文檔的幾個小技巧

1）禁止查看者下載、另存和打印

有時候文檔只想給對方查看，但是不想對方下載打印，可在分享時就提前設(shè)置。在勾選按鈕出點擊即可。

2）打開文檔鏈接，顯示鏈接已過期/刪除，文件已刪除如何解決？

這幾個問題是被問到最多，好多同學(xué)反饋文檔鏈接打開后顯示這個不懂什么意思，現(xiàn)在一一解釋下。

鏈接已過期——文檔創(chuàng)建者在分享時設(shè)置了有效時間（默認30天），已經(jīng)過了這個時間所以失效，解決辦法為聯(lián)系創(chuàng)建人重新開啟分享。

文件不存在——文檔創(chuàng)建者可能不想繼續(xù)分享文檔，所以取消了分享鏈接，解決辦法為試著求求創(chuàng)建者再給你分享。

文件已刪除——文檔創(chuàng)建者已經(jīng)把文件刪除了，這個真沒辦法，放棄吧少年，人家不想讓你看就別看了，畢竟強扭的瓜不甜。

3）如何取消分享？

如果你分享了一個文檔，現(xiàn)在已經(jīng)不想其他人再進行查看/編輯等操作，可直接再次在分享處設(shè)置取消分享即可。