谷 · 世界冠軍 · 天才少女 · 斯坦福學(xué)霸 · 時(shí)尚模特 · 韭菜盒子愛(ài)好者 · 愛(ài)凌，最近又喜獲一新愛(ài)稱：時(shí)間管理大師
▲再欣賞一遍愛(ài)凌的逆向轉(zhuǎn)體 1620
有人問(wèn)，上帝到底給她關(guān)了哪扇窗？
答：和你的聊天窗……
沒(méi)關(guān)系~就算沒(méi)機(jī)會(huì)跟愛(ài)凌聊天，還是有機(jī)會(huì)做時(shí)間管理大師的~小墨這就手把手地教你，怎么做好工作中的時(shí)間管理。
石墨這么用，高效一整年！
01
內(nèi)容協(xié)作
優(yōu)化產(chǎn)出效率
一般團(tuán)隊(duì)在合作寫方案時(shí)的分工，大多是創(chuàng)意、視覺(jué)、預(yù)算等各寫各的，最后由某位同事收集匯總。這種模式并非有什么大問(wèn)題，但也沒(méi)有充分發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)的力量，實(shí)現(xiàn) 1+1＞2 的效果。
以準(zhǔn)備婦女節(jié)活動(dòng)方案為例，看看使用石墨的團(tuán)隊(duì)是什么樣的狀態(tài)吧~
首先，在討論活動(dòng)主題的階段，創(chuàng)意組的同事和視覺(jué)組的同事就可以同時(shí)「在線編輯」一個(gè)方案，即寫即存、多人在線協(xié)作省去了文件傳輸和匯總的繁瑣步驟。
▲多人在線編輯，無(wú)需二次傳輸
初稿完成后，可通過(guò)鏈接或 二維碼 一鍵分享文檔給領(lǐng)導(dǎo)，TA 可以用「劃詞評(píng)論」功能在方案上進(jìn)行批閱標(biāo)注，@提及成員和文件。寫方案的同事們也能實(shí)時(shí)看見(jiàn)反饋，大大提升了組織的溝通和協(xié)作效率。
▲鏈接或二維碼一鍵分享
▲文檔內(nèi)劃詞評(píng)論，溝通更聚焦
將方案提交至客戶審閱時(shí)，我們可以設(shè)置鏈接權(quán)限為「只能閱讀」，以免客戶誤刪改；如果方案的保密要求比較高，還可以進(jìn)一步設(shè)置「鏈接有效期」和「訪問(wèn)密碼」，保證傳輸便捷性的同時(shí)有效降低外泄風(fēng)險(xiǎn)。
▲分享權(quán)限管控，傳輸便捷又安全
除了寫方案之外，石墨還適用于一切需要多人共創(chuàng)的工作場(chǎng)景。作為員工，用石墨創(chuàng)作不用上傳下載，在線編輯，即寫即存；作為管理者，能實(shí)時(shí)查看員工產(chǎn)出，及時(shí)精準(zhǔn)地給予反饋。通過(guò)協(xié)作高效且快速地完成一份優(yōu)質(zhì)的方案，切實(shí)地體驗(yàn)從單打獨(dú)斗到眾人拾柴火焰高的進(jìn)化。
02
數(shù)據(jù)分析
提供決策支撐
對(duì)于大部分企業(yè)組織來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)的收集、整理和分析都是非常重要的工作，它直接地影響了管理層的判斷和決策。
面對(duì)龐大繁雜的數(shù)據(jù)，如何提升處理效率已經(jīng)成為 企業(yè)辦公 中的一大挑戰(zhàn)，學(xué)會(huì)善用工具就變得尤為重要。下面我們就以做銷售數(shù)據(jù)為例，看一下石墨表格能為 數(shù)據(jù)管理 帶來(lái)怎樣的變化。
首先，在收集數(shù)據(jù)時(shí)，銷售團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人可以創(chuàng)建一個(gè)表格，填充完表頭內(nèi)容后，將表格鏈接發(fā)送至工作群，讓成員們填寫各自的銷售數(shù)據(jù)即可。這樣就輕松實(shí)現(xiàn)了多人、多地、多層級(jí)的數(shù)據(jù)收集與呈現(xiàn)。
▲多人協(xié)同編輯，信息匯總更高效
在數(shù)據(jù)收集過(guò)程中，如果有私密數(shù)據(jù)不便于全員公開(kāi)或者想防止數(shù)據(jù)被誤刪改，我們還可以在表格里為不同的人員、小組獨(dú)立設(shè)置可編輯、僅查看、禁止查看 3 種權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)收集效率的同時(shí)，還可以建立信息邊界，防止信息泄露。
▲鎖定單元格，杜絕數(shù)據(jù)誤刪改
基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐有了，下一步是表格可視化。比如具體到行業(yè)的銷售情況，我們可以創(chuàng)建柱形圖、餅圖、折線圖去展示；針對(duì)企業(yè)特殊業(yè)務(wù)，還有漏斗圖、旭日?qǐng)D、瀑布圖、甘特圖等定制圖表。
▲18 種圖表類型支持 數(shù)據(jù)可視化
如果我們想把這次匯報(bào)做得更完美、更具有可持續(xù)性，還可以做一個(gè)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新的數(shù)據(jù)看板。通過(guò)這個(gè)看板，老板現(xiàn)在和未來(lái)都能及時(shí)了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，從而更高效、準(zhǔn)確地做出分析與決策。
▲銷售數(shù)據(jù)看板，實(shí)時(shí)掌握業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)
有時(shí)老板對(duì)項(xiàng)目表現(xiàn)出的不滿，不一定是對(duì)成果的不滿，也有可能是對(duì)匯報(bào)形式的不滿，可能很多人還沒(méi)意識(shí)到這一點(diǎn)。缺乏詳實(shí)的數(shù)據(jù)支撐和突出展示的關(guān)鍵信息，決策者只有一頭霧水。為了讓老板把我們的成績(jī)看在眼里記在心里，我們需要轉(zhuǎn)換一下思維，借助石墨讓數(shù)字說(shuō)話，養(yǎng)成可視化數(shù)據(jù)匯報(bào)工作的習(xí)慣。
03
任務(wù)跟蹤
最大化執(zhí)行力
大型項(xiàng)目往往事項(xiàng)繁多，環(huán)環(huán)相扣，一個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)按時(shí)完成，很可能就拖延了整個(gè)項(xiàng)目上線 / 出街的進(jìn)度。俗話說(shuō)「任務(wù)不跟蹤，到頭一場(chǎng)空」，所以在籌備階段，非常有必要做一個(gè)任務(wù)跟蹤表來(lái)保障項(xiàng)目準(zhǔn)時(shí)順利上線。
舉個(gè)例子，我們?cè)诨I備發(fā)布會(huì)時(shí)，就可以用石墨表格做一個(gè)智能化的任務(wù)跟蹤表。組織者在表上列出任務(wù)、負(fù)責(zé)人和 deadline 等信息，成員們自主填寫，這樣一個(gè)基礎(chǔ)的任務(wù)分配表就成形了。
想要實(shí)現(xiàn)任務(wù)跟蹤，只需在任務(wù)分配表上設(shè)置「關(guān)注選區(qū)」。比如，負(fù)責(zé)人要實(shí)時(shí)了解最新進(jìn)展，可以將文件鏈接區(qū)域設(shè)為關(guān)注選區(qū)的區(qū)域，成員將相關(guān)成果文檔的鏈接更新到表格后，負(fù)責(zé)人則會(huì)立即收到提醒。
▲自由關(guān)注選區(qū)，數(shù)據(jù)變動(dòng)實(shí)時(shí)通知
如果過(guò)程中我們對(duì)某項(xiàng)具體的任務(wù)有疑問(wèn)，可以選中單元格添加評(píng)論，@提及成員和文件，就某個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行深入的討論；也可以查看單元格的編輯歷史人員和內(nèi)容。這樣即使籌備項(xiàng)目的諸位同事是多地遠(yuǎn)程工作的狀態(tài)，也像面對(duì)面溝通一樣高效順暢。
▲單元格內(nèi)容深度討論，協(xié)同更聚焦
▲單元格歷史記錄，便于信息追溯
基于以上功能，石墨可以通過(guò)一表實(shí)現(xiàn)多部門的任務(wù)分配、溝通協(xié)作和任務(wù)跟蹤，對(duì)員工而言，有助于培養(yǎng)高執(zhí)行力，高效、順暢地推進(jìn)任務(wù)；對(duì)管理者而言，可以隨時(shí)了解任務(wù)進(jìn)展，統(tǒng)籌安排、優(yōu)化資源配置。尤其是在項(xiàng)目比較多的團(tuán)隊(duì)，更需要用石墨做任務(wù)跟蹤表/項(xiàng)目進(jìn)度管理表，養(yǎng)成件件有著落、事事有回應(yīng)的習(xí)慣，一定會(huì)讓團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力更上一層樓。
04
安全管控
保衛(wèi)企業(yè)文件資產(chǎn)
年后一般是離職高峰期，員工離職后刪除、帶走重要文件或客戶資料而導(dǎo)致公司損失慘重的案例屢見(jiàn)不鮮。想要跟已離職員工達(dá)成好聚好散的場(chǎng)面，僅有公司制度和 HR 苦口婆心的勸說(shuō)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
石墨提供數(shù)據(jù)全生命周期的安全管控，覆蓋事前預(yù)警、事中管控和事后補(bǔ)救、追溯全過(guò)程，結(jié)合過(guò)程留痕和異常監(jiān)控，構(gòu)建完整的四重安全體系，全面保障數(shù)據(jù)資產(chǎn)的安全。
在管控環(huán)節(jié)，石墨靈活度高、覆蓋面廣的權(quán)限體系，比國(guó)內(nèi)外幾乎所有同類產(chǎn)品都要領(lǐng)先。
▲精細(xì)化權(quán)限體系支持任意層級(jí)的權(quán)限配置
在預(yù)警環(huán)節(jié)，當(dāng)某個(gè)員工短時(shí)間內(nèi)連續(xù)導(dǎo)出了多篇文檔，石墨會(huì)判斷這是一個(gè)危險(xiǎn)操作，這時(shí)管理者會(huì)收到預(yù)警郵件，TA 可以根據(jù)這些信息來(lái)判斷這個(gè)員工的行為是否正常。
▲文件異常狀態(tài)實(shí)時(shí)預(yù)警
如果萬(wàn)一事故還是發(fā)生了，石墨還提供了一系列補(bǔ)救措施，比如，某員工離職時(shí)沒(méi)有交接工作文件，管理員可以直接在石墨上指派交接人拿到文件；如果 TA 惡意刪除了重要文檔，可以通過(guò)企業(yè)回收站恢復(fù)。
▲離職員工文件一鍵交接
最后，進(jìn)行事故復(fù)盤時(shí)，我們可以通過(guò)查看編輯歷史和操作日志，還原事故現(xiàn)場(chǎng)和責(zé)任人，定位問(wèn)題，預(yù)防再次發(fā)生。
▲查看操作日志，還原事故現(xiàn)場(chǎng)
于企業(yè)而言，不論在哪個(gè)發(fā)展階段，守護(hù)已有數(shù)據(jù)資產(chǎn)和創(chuàng)造新資產(chǎn)一樣重要。石墨強(qiáng)大的文檔安全管理和權(quán)限管控能力，既從根源上保障了企業(yè)資產(chǎn)的安全，也讓知識(shí)在團(tuán)隊(duì)中自由無(wú)礙地流動(dòng)。對(duì) 數(shù)據(jù)安全 比較敏感的企業(yè)不妨試試讓團(tuán)隊(duì)使用石墨辦公，從頭開(kāi)始打牢企業(yè) 數(shù)據(jù)庫(kù) 的安全根基，在面對(duì)復(fù)雜的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)無(wú)后顧之憂。
工作就是不斷地解決問(wèn)題，獲得成績(jī)。在這個(gè)過(guò)程中，解決問(wèn)題的思路最能體現(xiàn)人的價(jià)值所在。
對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，石墨提供的是一種科學(xué)的思路和高效的工具，借此養(yǎng)成高效工作的習(xí)慣，遠(yuǎn)比學(xué)習(xí)各種所謂的工作技巧有意義得多；
于企業(yè)而言，石墨搭建的是一個(gè)安全高效的實(shí)時(shí) 協(xié)同辦公 平臺(tái)，推進(jìn)辦公數(shù)字化轉(zhuǎn)型，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)真正的提質(zhì)增效。
