疫情持續(xù)影響用戶(hù)購(gòu)物行為進(jìn)一步由線下轉(zhuǎn)移至線上。越來(lái)越多的用戶(hù)從「買(mǎi)菜」這件小事開(kāi)始，逐漸養(yǎng)成了高頻線上購(gòu)物的習(xí)慣。
線上購(gòu)物行為增多，對(duì)電商行業(yè)來(lái)說(shuō)既是機(jī)會(huì)，也是挑戰(zhàn)。
商品從生產(chǎn)到運(yùn)輸?shù)拿總€(gè)環(huán)節(jié)都增加了諸多不確定性因素，整個(gè)供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性受到了沖擊。怎樣在沖擊之下站穩(wěn)腳跟，考驗(yàn)的是電商企業(yè)的快速反應(yīng)能力。而快速反應(yīng)能力取決于企業(yè)各部門(mén)對(duì)內(nèi)/外部能否做到高效協(xié)同與無(wú)縫聯(lián)動(dòng)。
石墨總結(jié)了服務(wù)眾多電商企業(yè)客戶(hù)以及與電商行業(yè)從業(yè)用戶(hù)交流的經(jīng)驗(yàn)，為電商企業(yè)涉及到高頻協(xié)同的部門(mén)打造了一套好用、易用、實(shí)用的解決方案。幫助企業(yè)在提升協(xié)作效率的同時(shí)，讓員工掌握使用更簡(jiǎn)潔的方式處理繁瑣工作任務(wù)的技能，讓企業(yè)管理者得以用更科學(xué)高效的方式進(jìn)行企業(yè)管理。
采購(gòu)部門(mén)：云端數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)協(xié)同
采購(gòu)是電商供應(yīng)鏈中至關(guān)重要的一環(huán)。采購(gòu)部門(mén)的工作涉及到內(nèi)/外部溝通的部分復(fù)雜且占比極大，這就要求采購(gòu)部門(mén)必須找到一個(gè)高效科學(xué)的跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制來(lái)提高工作效率。
以與運(yùn)營(yíng)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)共同制定《備貨采購(gòu)計(jì)劃》為例，運(yùn)用石墨表格，運(yùn)營(yíng)在自己的備貨計(jì)劃表格中填寫(xiě)備貨計(jì)劃，倉(cāng)庫(kù)在出入庫(kù)中正常進(jìn)行登記，采購(gòu)引用運(yùn)營(yíng)和倉(cāng)庫(kù)的表格之后，結(jié)合實(shí)時(shí)庫(kù)存情況制定采購(gòu)計(jì)劃。
運(yùn)營(yíng)也可隨時(shí)打開(kāi)表格查閱計(jì)劃和進(jìn)展。無(wú)需任何額外的工作量，也不用改變工作內(nèi)容，采購(gòu)、運(yùn)營(yíng)和倉(cāng)庫(kù)就在一個(gè)表格上實(shí)現(xiàn)了三方實(shí)時(shí)協(xié)同。
▲采購(gòu)計(jì)劃，支持多人實(shí)時(shí)查閱
采購(gòu)計(jì)劃確認(rèn)后，需要及時(shí)向多家供應(yīng)商下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃并跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度。
通過(guò)石墨文檔，采購(gòu)人員只需設(shè)置好表頭，將供應(yīng)商添加為協(xié)作者，再使用「鎖定單元格/工作表」配置每個(gè)供應(yīng)商的編輯權(quán)限，通過(guò)一個(gè)表格化解了以往一個(gè)人對(duì)接多家供應(yīng)商手忙腳亂的局面。
▲生產(chǎn)進(jìn)度，供應(yīng)商自主填寫(xiě)
供應(yīng)商自行填寫(xiě)進(jìn)度，采購(gòu)可隨時(shí)通過(guò)看板監(jiān)督整體進(jìn)度，再使用「合并工作表」生成一個(gè)匯總看板。匯總動(dòng)作精準(zhǔn)且快捷，進(jìn)度呈現(xiàn)清晰明了，便于負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)掌握最新的生產(chǎn)進(jìn)度，同時(shí)杜絕了誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能性。
▲生產(chǎn)進(jìn)度看板，自動(dòng)匯總
運(yùn)營(yíng)部門(mén)：項(xiàng)目管理統(tǒng)籌兼顧
作為電商企業(yè)的核心部門(mén)之一，運(yùn)營(yíng)部門(mén)涉及到對(duì)內(nèi)/外協(xié)作的工作場(chǎng)景較為復(fù)雜多變。與眾多內(nèi)/外部工作人員協(xié)作的順暢程度直接影響店鋪的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)。所以對(duì)于運(yùn)營(yíng)部門(mén)來(lái)說(shuō)，提升內(nèi)/外協(xié)同效率非常必要。
以做《直播排期》為例，直播電商通常會(huì)和 KOL 進(jìn)行配合，根據(jù) TA 的特點(diǎn)、檔期等進(jìn)行店鋪的排期，并整理好產(chǎn)品賣(mài)點(diǎn)，活動(dòng)鏈接等基本信息供對(duì)方使用。
借助石墨文檔，直播運(yùn)營(yíng)人員可在排期表中添加 KOL 對(duì)接人為協(xié)作者，對(duì)方即可添加「單元格評(píng)論」，就日期、優(yōu)惠信息等進(jìn)行有針對(duì)性的討論。無(wú)需多次更新版本或傳輸文件，在一個(gè)表格內(nèi)即可完成溝通和定稿，簡(jiǎn)化了雙方的對(duì)接流程，避免了繁瑣的操作對(duì)溝通效率和推進(jìn)效率的影響，也能讓公司在 KOL 群體中建立起良好口碑。
▲單元格評(píng)論，展開(kāi)深度溝通
不只是直播活動(dòng)，電商的每一場(chǎng)活動(dòng)都非常重要?；顒?dòng)策劃、任務(wù)分配、執(zhí)行跟蹤等各個(gè)環(huán)節(jié)，都會(huì)涉及到采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、客服、市場(chǎng)、設(shè)計(jì)等多個(gè)部門(mén)的協(xié)同。
在石墨文檔，可以通過(guò)一個(gè)表格管理好一場(chǎng)活動(dòng)。一表即包含活動(dòng)相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)：整體規(guī)劃，行動(dòng)匯總，日期排期等，也包含各個(gè)部門(mén)的工作任務(wù)，負(fù)責(zé)人和所有參與成員都可以在這個(gè)表格中查閱活動(dòng)最新進(jìn)展和成果。
任務(wù)進(jìn)度透明化，編輯即匯總，操作便捷，不會(huì)徒增不必要的工作量，也不會(huì)出現(xiàn)更新不及時(shí)影響了整體籌備進(jìn)度的情況。
▲大促方案，多人協(xié)作編輯
▲行動(dòng)項(xiàng)目表，分工明晰
即將到來(lái)的 618 大促，建議做電商運(yùn)營(yíng)的朋友們?cè)囋囉檬砀褡龃蟠俜桨?。你們?huì)發(fā)現(xiàn)，原本繁瑣復(fù)雜的跨部門(mén)協(xié)作，在石墨表格里可以如此輕松簡(jiǎn)單。
客服部門(mén)：客戶(hù)服務(wù)響應(yīng)迅速
客服部門(mén)每天記錄各個(gè)店鋪的退貨、退款、換貨等情況，不同的情況對(duì)應(yīng)不同的處理部門(mén)，各部門(mén)需要頻繁的協(xié)同。
在石墨文檔，客服人員能夠在一個(gè)表格中登記售后遇到的所有問(wèn)題并做好分類(lèi)記錄，通過(guò)公式自動(dòng)進(jìn)行問(wèn)題的拆分，然后由不同的部門(mén)在不同的區(qū)域同步跟進(jìn)狀態(tài)。 自動(dòng)化 的拆分整理，無(wú)需人工通知和更新。
舉個(gè)例子，僅退款的售后情況交由財(cái)務(wù)處理，客服人員只需創(chuàng)建一個(gè)僅退款的信息表，然后使用「跨表格引用」從售后信息總表中引用僅退款的數(shù)據(jù)，新表格中的被引用數(shù)據(jù)隨原表數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，再為財(cái)務(wù)人員開(kāi)通表格權(quán)限，財(cái)務(wù)人員處理后，在表格中填寫(xiě)反饋即可。
▲售后信息，自動(dòng)分類(lèi)整理
不受本地 Excel 的限制，無(wú)需頻繁跟財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)等部門(mén)同步退換貨情況和處理措施，自然就提升了顧客服務(wù)的響應(yīng)速度，從而提高顧客滿意度。滿意度提升了，復(fù)購(gòu)率的增加指日可待。
倉(cāng)庫(kù)部門(mén)：信息共享及時(shí)精準(zhǔn)
倉(cāng)庫(kù)部門(mén)在用傳統(tǒng) Excel 做出入庫(kù)數(shù)據(jù)更新和動(dòng)態(tài)庫(kù)存時(shí)，最大的問(wèn)題是需要手動(dòng)更新版本再傳輸給采購(gòu)和運(yùn)營(yíng)，這一流程把原本簡(jiǎn)單的信息傳遞工作變得繁瑣，也增加了數(shù)據(jù)出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。
通過(guò)石墨文檔，倉(cāng)庫(kù)工作人員在更新產(chǎn)品的出入庫(kù)數(shù)據(jù)時(shí)，添加采購(gòu)和運(yùn)營(yíng)人員為表格協(xié)作者，即可實(shí)時(shí)與大家共享全部 SKU 的動(dòng)態(tài)庫(kù)存。這樣免去了每日文件傳輸?shù)膭?dòng)作，保障了數(shù)據(jù)的及時(shí)性和精準(zhǔn)性。
▲庫(kù)存統(tǒng)計(jì)，多人實(shí)時(shí)可查
倉(cāng)庫(kù)的發(fā)貨數(shù)據(jù)通常需要客服人員知曉，便于核對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)和及時(shí)答復(fù)用戶(hù)。
同理，基于石墨表格，倉(cāng)庫(kù)可以與客服實(shí)時(shí)共享發(fā)貨明細(xì)記錄。在明細(xì)表中登記發(fā)貨明細(xì)，客服人員可以按照日期查看和檢索訂單號(hào)、物流單號(hào)和物流公司等信息，客服跟倉(cāng)庫(kù)的聯(lián)動(dòng)使得應(yīng)對(duì)客戶(hù)的服務(wù)效率顯著提升。良好的售前售后服務(wù)體驗(yàn)，也是店鋪的核心競(jìng)爭(zhēng)力的組成之一。
▲發(fā)貨明細(xì)，歷史記錄可追溯
市場(chǎng)部門(mén)：活動(dòng)管理高效透明
一場(chǎng)促銷(xiāo)活動(dòng)的成功舉辦，要求市場(chǎng)、運(yùn)營(yíng)、設(shè)計(jì)、客服等多個(gè)部門(mén)的通力合作，也需要活動(dòng)負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)掌握全盤(pán)信息，應(yīng)對(duì)形勢(shì)變化隨時(shí)做出最佳決策。
以做促銷(xiāo)活動(dòng)管理為例，在石墨文檔，活動(dòng)負(fù)責(zé)人可以通過(guò)一個(gè)表格將促銷(xiāo)活動(dòng)涉及到的所有方案統(tǒng)一集中展示，等同于建立了一個(gè)在線目錄，方便所有參與者和管理者在一個(gè)表格上隨時(shí)快速地查閱到活動(dòng)相關(guān)的全部信息。
任何方案更新后都能實(shí)時(shí)同步給所有人，保障了活動(dòng)期間面對(duì)較大的客流量，各部門(mén)協(xié)作有條不紊，能一致對(duì)外做出高效、積極的響應(yīng)，提升顧客好感度。
▲活動(dòng)方案目錄，集中展示
▲活動(dòng)方案詳情，實(shí)時(shí)更新
設(shè)計(jì)部門(mén)：多線任務(wù)快中有序
設(shè)計(jì)部門(mén)服務(wù)于運(yùn)營(yíng)和市場(chǎng)，每天都會(huì)接收大量的設(shè)計(jì)需求。為了避免需求混亂導(dǎo)致工期延誤的情況出現(xiàn)，可以通過(guò)石墨表單去做一對(duì)多的信息收集-統(tǒng)計(jì)-排期。
創(chuàng)建一個(gè)設(shè)計(jì)需求提交表單，請(qǐng)運(yùn)營(yíng)和市場(chǎng)部門(mén)填寫(xiě)設(shè)計(jì)需求。表單收集到的需求會(huì)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到表格中，設(shè)計(jì)部門(mén)對(duì)照表格即可進(jìn)行排期。任務(wù)完成后，可在同一個(gè)表格中附上成果鏈接并@提醒對(duì)方需求完成狀態(tài)，也便于提交需求的人員實(shí)時(shí)得到通知。
▲設(shè)計(jì)需求收集，自動(dòng)關(guān)聯(lián)表格
石墨文檔支持?jǐn)?shù)據(jù)的智能化調(diào)用、便捷且細(xì)致的協(xié)同、精細(xì)化權(quán)限管理、云端數(shù)據(jù)共享，云端輕應(yīng)用管理等特性，幫助電商企業(yè)建立了科學(xué)、規(guī)范的對(duì)內(nèi)/外溝通模式，將工作任務(wù)化繁為簡(jiǎn)，有效提高了內(nèi)/外部協(xié)作效率，讓企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)的精細(xì)化運(yùn)營(yíng)得心應(yīng)手，進(jìn)而提升企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)速度和快速反應(yīng)能力。
